Anlagen zu den Allgemeinen Auftragsbedingungen

Sondervereinbarung zur elektronischen Kommunikation per E-Mail

Wird im Rahmen der elektronischen Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer oder sonstigen Dritten (z. B. Finanzämtern, Kreditinstituten) die Übermittlung von Daten nicht durch eine geeignete Verschlüsselung geschützt, besteht die grundsätzliche Gefahr, dass Daten von Dritten abgefangen und gelesen werden können.

In Kenntnis dieser Gefahr wünscht der Auftraggeber die Übermittlung von Daten ohne weitere Sicherungsmaßnahmen per E-Mail an die folgende E-Mail-Adresse:

Der Auftragnehmer darf Daten (z. B. Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen) an Dritte, mit denen der Auftraggeber in Geschäftsbeziehung steht (z. B. Kreditinstitute) unverschlüsselt versenden oder von diesen empfangen, wenn die Übermittlung oder der Empfang vom Auftrag umfasst ist.

Der Auftraggeber kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Datenschutzhinweise von Steuerberatungskanzleien an Mandanten

1. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in unserer Steuerberatungskanzlei.

Verantwortliche/r im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Steuerfactory GmbH, Dorfstraße 50, 24244 Felm

Kontakt: info@steuerfactory.de

2. Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten:

Vor- und Nachname, Anrede, ggf. Titel
Postanschrift/en
Telefonnummer/n
ggf. Telefaxnummer/n
E-Mail-Adresse/n
Identifikations- und Legitimationsdaten, soweit diese zur Mandatsannahme, Geldwäscheprüfung oder gesetzlichen Pflichterfüllung erforderlich sind,
steuerliche Identifikationsmerkmale, Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und sonstige steuerlich relevante Kennzeichen,
für die angemessene Mandatsausführung benötigte Informationen, Unterlagen, Belege, Buchhaltungsdaten, Zahlungsdaten, Bankdaten, Rechnungsdaten, Beteiligungsinformationen und sonstige steuerlich, handelsrechtlich oder wirtschaftlich relevante Informationen,
Daten im Zusammenhang mit Angeboten, Auftragsschreiben, Nachbeauftragungen, Freigaben, Bestätigungen, elektronischen Signaturen, Zahlungsabwicklung und Kommunikation über die Fideus-Plattform.

3. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken der

Anbahnung, Begründung, Durchführung und Abwicklung des Mandatsverhältnisses,
Prüfung und Annahme von Mandaten,
Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten als Steuerberater,
Erfüllung gesetzlicher und berufsrechtlicher Pflichten, insbesondere nach Steuerberatungsrecht, Handels- und Steuerrecht, Geldwäschegesetz sowie berufsrechtlichen Vorgaben,
Erstellung und Übermittlung von Jahresabschlüssen, Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und sonstigen beauftragten steuerlichen Arbeitsergebnissen, soweit jeweils beauftragt,
Korrespondenz mit Mandanten, Finanzbehörden, Gerichten und sonstigen beteiligten Stellen,
Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Forderungsmanagement und Durchsetzung gegenseitiger Ansprüche aus dem Mandatsverhältnis,
Nutzung digitaler Plattform-, Software-, Schnittstellen-, Signatur-, Zahlungs- und Kommunikationsprozesse im Zusammenhang mit dem Mandat, insbesondere über die Fideus-Plattform und DATEV,
softwaregestützte und, soweit über die Fideus-Plattform eingesetzt, ggf. KI-gestützte Erfassung, Strukturierung, Klassifizierung, Zuordnung, Aufbereitung und Verarbeitung von Belegen, Unterlagen, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung der beauftragten Leistungen,
laufende, softwaregestützte und automatisierte Verarbeitung zur technischen Bereitstellung, Strukturierung, Zuordnung, Synchronisierung, Aktualisierung, Qualitätssicherung und Dokumentation von Mandats-, Beleg-, Zahlungs-, Buchhaltungs- und Prozessdaten,
Bearbeitung von Leistungs-, Vergütungs-, Haftungs- und sonstigen Rechtsansprüchen.

4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung in unserer Steuerberatungskanzlei sind

Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Erfüllung des Mandatsvertrages,
Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, denen wir als Steuerberater unterliegen,
Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist; hierzu zählen insbesondere die ordnungsgemäße Organisation und Dokumentation der Mandatsbearbeitung, die Nutzung sicherer und effizienter digitaler Prozesse, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie die kontinuierliche Geschäftsbeziehung zu unseren Mandanten,
Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DSGVO, soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben.

5. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung des Mandats, aufgrund gesetzlicher Pflichten, aufgrund einer Einwilligung, zur Wahrung berechtigter Interessen oder auf sonstiger gesetzlicher Grundlage erforderlich oder zulässig ist. Im Rahmen des Mandatsverhältnisses können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

Finanzbehörden und Gerichte,
Bundesanzeiger Verlag GmbH bzw. Unternehmensregister,
Banken, Kreditinstitute, Zahlungsdienstleister, Versicherungen und Berufsgenossenschaften,
Sozialversicherungsträger, soweit dies vom Auftrag umfasst oder gesetzlich erforderlich ist,
DATEV eG, Rechenzentren, IT-Dienstleister, Plattform-, Software-, Schnittstellen-, Signatur- und Zahlungsdienstleister,
Fideus GmbH, soweit Leistungen unter Nutzung der von Fideus bereitgestellten Plattform, Software oder Dienste angebahnt, beauftragt, vorbereitet, abgewickelt oder technisch unterstützt werden,
Auftragsverarbeiter und sonstige Dienstleister, deren Leistungen wir nur nutzen, soweit diese zur Wahrung unserer Berufsgeheimnisse verpflichtet sind oder soweit die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind,
je nach Auftrag weitere Empfänger, die wir mit Ihnen abstimmen oder die zur Durchführung des Mandats erforderlich sind.

Soweit Fideus im Rahmen der Mandatsanbahnung, Mandatsabwicklung, technischen Vorbereitung, Datenaufbereitung, Plattformnutzung, Zahlungsabwicklung, Schnittstellenverarbeitung oder elektronischen Signaturprozesse eingebunden ist, übermitteln wir die hierfür erforderlichen Daten an Fideus bzw. verarbeiten diese Daten im Zusammenwirken mit Fideus, soweit dies zur Durchführung des Mandats oder zur Umsetzung der vereinbarten Prozesse erforderlich ist. Fideus stellt hierfür eigene AGB und Datenschutzbestimmungen bereit, die insbesondere die Verarbeitung innerhalb der Fideus-Plattform, einschließlich dort eingesetzter software- oder KI-gestützter Funktionen, näher regeln. Fideus kann je nach Verarbeitungsvorgang als Auftragsverarbeiter, als eigenständig Verantwortlicher oder, soweit Steuerfactory und Fideus gemeinsam Zwecke und Mittel einzelner Verarbeitungsvorgänge festlegen, als gemeinsam Verantwortlicher eingebunden sein. Die datenschutzrechtlichen Rollen und Verantwortlichkeiten werden zwischen Steuerfactory und Fideus nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen gesondert geregelt.

6. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, wenn dies zur Ausführung des Mandatsvertrages, z. B. für Zahlungsaufträge, oder zur Nutzung beauftragter Plattform-, Zahlungs-, Signatur- oder IT-Dienstleister erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

7. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber dem Mandanten rechtliche Wirkung entfaltet oder ihn in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet durch Steuerfactory nicht statt. Software- oder KI-gestützte Funktionen innerhalb der Fideus-Plattform dienen der technischen Unterstützung, Vorbereitung, Strukturierung und Durchführung der vereinbarten Prozesse; die berufsrechtlich verantwortliche Bearbeitung erfolgt durch Steuerfactory.

8. Die personenbezogenen Daten werden bei uns für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. In der Regel sind dies 10 Jahre zuzüglich einer Karenzzeit von bis zu weiteren 4 Jahren, um Fälle einer möglichen Ablaufhemmung zu erfassen. Nach Ablauf von 14 Jahren prüfen wir, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen. Andernfalls werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

9. Sie haben folgende Rechte als „betroffene Person“, deren Daten wir verarbeiten:

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung („Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Recht auf Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format nach Art. 20 DSGVO
Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Begründung widersprechen. Um Ihr Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an uns (z. B. per E-Mail an info@steuerfactory.de) mit der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie das Recht zur Beschwerde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (in der Regel Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit). Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde eingelegt werden, die am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist. Am Sitz unserer Kanzlei ist folgende Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zuständig:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel

10. Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2026. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in Vorschriften, Rechtsprechung, unserer Mandatsbearbeitung oder unseren technischen und organisatorischen Prozessen anzupassen.

Vereinbarung zur elektronischen Übermittlung von Honorarrechnungen

Steuerfactory ist berechtigt, Honorarrechnungen in Textform, elektronisch und ohne eigenhändige Unterschrift zu erstellen und an den Mandanten zu übermitteln. Die Übermittlung kann insbesondere per E-Mail als PDF-Datei, als elektronische Rechnung, über die Fideus-Plattform, über einen dort bereitgestellten Zahlungslink oder über einen sonstigen von Steuerfactory bestimmten elektronischen Übermittlungsweg erfolgen.

Der Mandant erklärt sich mit der elektronischen Übermittlung von Honorarrechnungen einverstanden. Soweit Honorarrechnungen per E-Mail übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung an die vom Mandanten angegebene E-Mail-Adresse. Der Mandant ist verpflichtet, Steuerfactory Änderungen dieser E-Mail-Adresse unverzüglich mitzuteilen.

Soweit die Übermittlung unverschlüsselt per E-Mail erfolgt, ist dem Mandanten bekannt, dass hierbei die grundsätzliche Gefahr besteht, dass Daten von Dritten abgefangen oder gelesen werden können. Der Mandant willigt in die unverschlüsselte Übermittlung von Honorarrechnungen per E-Mail ein, soweit er nicht ausdrücklich eine andere von Steuerfactory angebotene Übermittlungsart wählt.

Steuerfactory stellt sicher, dass jede Honorarrechnung vor Versand oder Bereitstellung geprüft und freigegeben wurde und in einer elektronischen Dokumentenakte archiviert wird.

Honorarrechnungen gelten mit Versand an die vom Mandanten angegebene E-Mail-Adresse, mit Bereitstellung über die Fideus-Plattform, mit Bereitstellung über einen Zahlungslink oder mit sonstiger elektronischer Bereitstellung als zugegangen, soweit der Mandant unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit der Kenntnisnahme hat.

Dem Mandanten ist bekannt, dass er für Zwecke einer etwaigen Vorsteuerabzugsberechtigung sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten die erhaltenen elektronischen Rechnungen und Übermittlungsnachweise während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unverändert, vollständig und lesbar zu archivieren und Vorkehrungen zur jederzeitigen Lesbarmachung vorzuhalten hat.